とこっぴ 2020年第94号

Googleフォームを使ってＰＴＡ活動を円滑に進めよう

コロナ禍の生活にもようやく慣れてきた頃でしょうか？でもまだ世間では油断ならない状況なのも確かです。前号ではコロナ禍でのPTA活動で大活躍するツール「ＺＯＯＭ」をご紹介しましたが、今号でもPTA活動において便利なツール「Ｇｏｏｇｌｅフォーム」のご紹介と、都高Ｐ連学校教育委員会で実施するアンケートのご案内となります。今回も初心者向けに「Ｇｏｏｇｌｅフォーム」の作成手順をわかりやすくご紹介します。

「Ｇｏｏｇｌｅフォーム」とは…Ｇｏｏｇｌｅのサービスの１つとして提供されているフォーム作成ツールです。使いやすさや無料で使える点などから、住所録を作ったり、アンケートを取ったり、PTA活動においてもアイデア次第で様々な使い方ができます。アンケートも作るだけでなく集計や分析をアシストする機能もあり、初めての方にとても扱いやすいツールと言えるでしょう。ＺＯＯＭデビューに続き今度は「Ｇｏｏｇｌｅフォームデビュー」もしてみませんか？Ｐ４では実際にアンケートに答えることも出来ます。ぜひ体験してみてください。

Googleフォームのメリット・デメリット

メリット

無料で手軽に簡単に作れる。
様々な形式の質問を設定できる。
結果をエクセルで一覧表に出来る。
回答状況をグラフ化出来る。
質問に動画も載せられる。
テンプレートが豊富に用意されている。
レスポンシブ・デザインを採用していてパソコンやスマホから手軽に利用できる。
共同で作業できる。(アクセス権限を指定できる)

デメリット

デザインのカスタマイズはほとんど出来ない。
高度な問い合わせ対応には向いていない。（アンケートが入力された事を通知する機能はない。）
ドライブの容量に制限がある。（無料プランの場合１５ＧＢの為、ファイルアップロード形式の回答を含んだフォームでこの容量を超えてしまう場合は、自動的にフォームが停止してしまうので注意が必要）

Googleフォームの作り方

それではＧｏｏｇｌｅフォームの作り方をご紹介します。

Ｇｏｏｇｌｅフォームを使うのは無料ですが、アカウントを持っていなければいけません。アカウントを作るところからご説明します。

※G-Mailなど普段ご使用されている方、ドライブを使用されている方は、そのアカウントでログインしてください。（アカウントがある方は次の項目へ）

アカウントを作成する

まずはGoogleのページへ行きましょう。右上の「アカウントを作成する」を選択します。

下記の画面が表示されますので、名前やメールアドレスを取得する為の必要事項を入力しましょう。

アカウントが出来たらログインします。ログイン出来ると、先ほど登録した自分の名前が表示されています。
ここでは「ｔｏｋｏｐｋｏｕｈｏｕ」です。次のページでは簡単なアンケートを作っていきます。

簡単なアンケートを作ろう！

まずは「新規」の「Googleフォーム」を選択します。ベースとなる画面が出てきます。

まずはフォームの題名を入力します。（例、配布方法についてのアンケート）そして「＋」マークを押して項目を増やしていきます。名前、アドレス、電話など、項目ごとに「＋」を押して作成します。必ず答えてほしい項目は右下の「必須」をオンにしましょう。基本はこの繰り返しです。質問の間に画像を入れたりも出来ます。

上記の内容を繰り返し「項目」を増やしていきます。最後にヘッダー(アンケートの上に付く画像)とテーマの色を選んで完成です。

それでは、出来上がったものがどうなっているのか、上部の目のマーク(プレビュー表示）を選んで見てみましょう。

必須項目のチェックを入れた項目は「＊必須」と表示されています。項目の漏れがないかも確認しましょう。

終わったら「送信」を選ぶとこの画面になり、リンク先を右下の「コピー」でコピーして、相手の方にメールやLINEなどＳＮＳで送信しましょう。これで完成です。

下記が出来たアドレスです。右下にアドレスのＱＲコードを用意しています。ぜひ実際にアクセスして今後の会報誌の配布方法についてアンケートに答えてみてください。名前は匿名やイニシャルで構いません。https://forms.gle/5gHH17uZVfmPJu5z8

実際のスマホでのアクセス画面です。名前の入力の他、選択項目もあります。

すべて入力を終え下にスクロールしていくと「送信」が出てきます。送信を押して完了です。

完了すると下記の画面が表示されますのでページを閉じて終了して大丈夫です。

今回のアンケートのQRコード

実際に使われた方の感想

※生の声をお届けしたく、頂いたまま掲載しておりますが、学校名はイニシャルに代えています。

Googleフォームを使ったアンケートは、使いまくっています。自動的にcsv形式（Excelで表示可能）で保存されるので、集計の手間が省けて良いです。また、QRコードと併用することで、おたよりに記載されたQRコードをスマホで読み取ることで、簡単にアンケートにたどり着けるようにしています

●Ｋ高は次年度本部役員の推薦にGoogleフォームを使いました。例年子ども経由で紙の推薦書を会員に配付し、また子ども経由で回収箱に提出してもらっていましたが、今年度はそれを全てフォームで行い、とてもスムーズに推薦書を集められました。驚いたことに例年より回収率がずっと良かったです。また、毎年恒例のバス研修旅行、学習会等の行事への参加申し込みもフオームに切り替えました。

●今年度のPTA活動において「Googleフォーム」はPTAの助け舟になりました。特に緊急事態宣言が多くのPTAにおいて総会の時期だったので「Googleフォーム」を活用したPTAも多いと聞いています。Excelファイルによる回答集計の簡略化、円グラフでみる統計のわかりやすさ、さらにはペーパーレス、学校での作業の軽減、先生の仕事軽減などメリットが多いです。ZOOMと並び今年度のPTA活動の変革をもたらしたツールだと思います。これまでのお手紙と併用しつつ上手く使いこなせば、活動の速度も幅も広がると思います。まだ導入出来ていないPTAのためにも優しく学べるセミナー等の開催（総会での使用向け等）を連合会レベルで行えると良いですね。

●Googleフォームを使ったアンケートは、今年初めて使いました。総会が書面開催になったので、承認・非承認をこれでとりました。自動的にcsv形式（Excelで表示可能）で保存されるので、集計の手間が省けて良かったです。QRコードと併用して、スマホで読み取ると簡単にアンケートにたどり着けるようにしました。お手紙が出てこないご家庭用に一斉メールでもアドレスとQRコードを載せて配信しました。反応（回答）はよかったのですが、1人で何回も入力しているのがあったりしたので、ひとつだけにする作業がなかなか手間でした。推薦委員会でも次年度役員の推薦にGoogleフォーム、使っていました。

●Ｍ高も今年度始めてGoogleで役員選考会出欠確認をしました。手紙の時よりも、確実に返信がありました。メールアドレスとQRコードの両方を記載しましたが、殆どの方がQRコード読み取りで対応してくれました。

●Googleフォームは大変便利でありますが、やってみると二重回答や誤入力も散見されました。完璧な集計とは言えない側面もあるので、実施する内容によっては公開前のテストはもちろんのこと、ダブル、トリプルでチェックする方が良いと思いました。

●Ｔ高は、【昨年】・イベント参加申込（本部、文化研修委員）・次年度芸術鑑賞会希望調査：劇団四季の募集〆切が早かったため、昨年中に2020年度の希望を取りました。・本部役員間で、次年度のイベントについて意識調査：無記名調査にするため、メールでなくフォームを使いました。【今年】・PTA総会議決行使（書面表決）・PTA委員希望調査アンケート：希望、他にいなければ引き受ける、くじ引きになったら引き受ける、辞退の4段階。・イベント参加申込（本部、文化研修委員）などに使いました。総会の表決に使うのはやや強引と思いながら、コロナの状況で仕方がないということにしましたが、反対意見も特になく、回収率も良かったです。委員希望アンケートも良い回収率で、さらに保護者会当日まで未提出の方は、その場で紙の提出していただいてフォローしました。

●以前からGoogleフォームのアンケートをPTAで利用することに興味があり思いきって、例年実施している本部役員決めの事前アンケートで実施してみました。最初からWebだと抵抗があるかと思い、紙とWebの併用としました。結果的には昨年度より回答率が上がり、まだ一度もPTA活動に参加できていない１年生の保護者からは「Webでの投票とても助かります」とコメントいただきました。データ集めする際にまだまだ工夫しなくてはいけないことがありますが、今後は総会、又行事の際に協力いただいている「サポーターの募集」にも利用していきたいと思っています。運営する役員も保護者もWeb利用にアレルギーにならず、コロナ禍を転機ととらえどんどん利用していくべきだと思います。

●今年は地区で会長さん方の連絡先を集めるのにGoogleフォームを使いました。無料で誰でも使えるところが良いですね。スマホからも入力が行えるので、どこからでもアクセス出来て、集めやすいと思います。紙に書いてもらうとメールアドレスなどは特に読み手が間違えてしまったり、（字によって読みにくかったり）するので、データ化する時に間違えるので、自分で入力してもらうのが確実だと思いました。またメールアドレスはエラーチェックもかけられる項目があるので便利だと感じました。項目に現役（〇〇年度会長）やＯＢ、ＯＧなども加えて収集するとわかりやすいです。名前も「よみがな」の項目を作って入れてもらうと良いと感じました。

●今年はコロナの影響でPTA活動自体がなかなか進められない状況の中、学校の総会の議決を取るのに使用しました。対面することなく賛否を取ることができました。いつ終わるかわからないコロナ禍の中で、これからはこういったツールを上手に使用して活動していく事が求められているのかと思います。今まで使用していなかったけれど、賛否を取るだけでなくアンケートや住所録、多数決を取りたい時など使い方次第で様々なことに使用できそうです。メール返信と違って匿名で収集できる点も良いと思いました。

学校教育委員会からのお知らせ

　東京都公立高等学校PTA連合会（都高P連）では、高校生を取り巻く教育環境を改善する為に、毎年アンケートを実施しています。皆様からご回答いただいた内容を取りまとめ、実態を把握するとともに、都議会の各議員団が実施する政党ヒアリング等を通じて、PTAの意見を都政に反映するよう要望を挙げています。
　平成25年に決まった、都立高校の全ての一般教室への空調導入も都高P連で長年要望していた案件です。
最近では、調理室や美術室等の特別教室への空調導入等を要望しています。今年は、学校に対して実施するアンケートと、保護者の皆さん向けに実施するアンケートの二種類のアンケートを実施する予定です。

学校向けのアンケートは以下のような項目で実施します。